การกำหนดหมายเลขพัสดุ

การกำหนดหมายเลขพัสดุตามระบบนี้ จะทำให้สามารถกำหนดตัวเลขชุดแรก (4 ตำแหน่ง) ได้เหมือนกัน

ทุกหน่วยงาน ส่วนตัวเลขชุดที่ 2 (3 ตำแหน่ง) หน่วยงานสามารถกำหนดได้เหมือนกัน สำหรับรายการของพัสดุ

ชนิดที่มีเป็นตัวอย่างที่กำหนดไว้ในฐานข้อมูล รายการพัสดุชนิดที่ไม่มีกำหนดไว้ในฐานข้อมูลอาจจะเหมือนกัน

หรือแตกต่างกันได้ ส่วนตัวเลขชุดที่สาม (4 ตำแหน่ง) นั้นอาจจะซ้ำกันหรือแตกต่างกันได้ อย่างไรก็ตาม แต่ละ

หน่วยงานก็สามารถเข้าใจได้ตรงกันว่า หมายเลขพัสดุนั้น ๆ หมายถึง พัสดุที่อยู่ในกลุ่มและประเภทใด

ตัวอย่าง เช่น หน่วยงาน ก. กำหนดหมายเลขพัสดุของตู้เอกสารขนาด 4 ลิ้นชักว่า 7110-002-0001 ขณะ

ที่หน่วยงาน ข. กำหนดหมายเลขพัสดุของตู้เอกสารขนาด 2 ลิ้นชักว่า 7110-002-0001 ในกรณีนี้ทั้งหน่วยงาน ก.

และหน่วยงาน ข. เมื่อกล่าวถึง 7110-002 ก็สามารถเข้าใจได้ว่ากำลังพูดถึงตู้เก็บเอกสาร เพราะเป็นการให้

หมายเลขพัสดุในระบบเดียวกันต่างกันตรงรายละเอียดของพัสดุเท่านั้น

การใช้คู่มือการกำหนดหมายเลขพัสดุ เพื่อที่จะทำการกำหนดหมายเลขพัสดุนั้นจะต้องทำความเข้าใจ

ความหมายของตัวเลขทั้ง 3 ชุดให้ดี

สำหรับแนวทางการกำหนดหมายเลขพัสดุ มีวิธีการดังนี้

1. ก่อนที่จะมีการให้หมายเลขพัสดุ จะต้องทำการสำรวจพัสดุและพัสดุต่าง ๆ ในหน่วยงานของตนว่า

มีอะไรบ้าง การสำรวจต้องจดรายละเอียดและรายละเอียดของพัสดุแต่ละอย่างให้ละเอียดมากที่สุด เท่าที่สามารถ

จะเป็นไปได้ เพื่อจะได้นำมากำหนดกลุ่มของพัสดุแต่ละอย่าง ซึ่งมีรายละเอียดคล้ายคลึงกัน หรือใช้ประกอบกัน

เข้าไว้เป็นหมู่หรือกลุ่มเดียวกัน

การสำรวจพัสดุอาจทำเป็นแบบฟอร์มใบสำรวจพัสดุ ซึ่งระบุถึงหน่วยงาน ผู้สำรวจ วันสำรวจ

การให้หมายเลขพัสดุตามระบบ FSN (Federal Stock Number)

การให้หมายเลขพัสดุในประเทศไทยปัจจุบันได้นำเอาระบบการกำหนดหมายเลขพัสดุของสหรัฐอเมริกา

ที่เรียกกันว่า ระบบ FSN (Federal Stock Number) มาใช้ ระบบดังกล่าวประกอบด้วยตัวเลข 11 ตำแหน่ง

แบ่งเป็น 3 ชุด คือ

1. ชุดที่หนึ่ง มีตัวเลข 4 ตำแหน่ง หมายถึง กลุ่มประเภท (Group Class)

2. ชุดที่สอง มีตัวเลข 3 ตำแหน่ง หมายถึง ชนิด (Type)

3. ชุดที่สาม มีตัวเลข 4 ตำแหน่ง หมายถึง รายละเอียด (Description)

ตัวอย่าง 7110-002-0001 หมายถึง ตู้เก็บเอกสาร 4 ลิ้นชัก

จากตัวอย่าง ตัวเลขแต่ละชุดอธิบายความหมายได้ดังนี้

1. ตัวเลขชุดแรก (7110) ตัวเลข 2 ตัวแรก คือ 71 หมายถึง กลุ่ม (Group) ของพัสดุ ตัวเลข 2 ตัวถัดมา

คือ 10 หมายถึง ประเภท (Class) ของพัสดุในกลุ่มนั้น (71 คือ กลุ่มเครื่องตกแต่ง ( Furniture) และ 10 คือ

ประเภทของเครื่องตกแต่งสำนักงาน)

2. ตัวเลขชุดที่สอง (002) หมายถึง ชนิด (Type) ของพัสดุในกลุ่มและประเภท 7110 (คือตู้เก็บเอกสาร

ที่เป็นลิ้นชัก)

3. ตัวเลขชุดที่สาม (0001) ตัวเลขชุดนี้หมายถึง คุณรายละเอียดหรือรายละเอียดของพัสดุรายการนั้น ๆ

ตัวเลขชุดนี้ในคู่มือไม่ได้กำหนดไว้แน่นอน เพียงแต่มีแนวการให้เลขรหัสของตัวเลขชุดที่สามนี้ว่า ควรเรียงเป็น

หมายเลขลำดับของคุณรายละเอียดของพัสดุ ซึ่งตัวเลขจะไม่ซ้ำกันเริ่มจาก –0001 ถึง – 9999 กล่าวคือ

เมื่อคุณรายละเอียดของพัสดุราชการนั้นเปลี่ยนไป ตัวเลขในชุดนี้ก็จะเปลี่ยนไปเช่นเดียวกัน

จากตัวอย่างนี้ 7110-002-001 เป็นหมายเลขพัสดุของตู้เก็บเอกสารชนิด 4 ลิ้นชัก ถ้าหากพัสดุรายการนี้

เปลี่ยนเป็นตู้เก็บเอกสารชนิด 5 ลิ้นชัก ตัวเลขชุดที่สามจะเปลี่ยนจาก – 0001 เป็น – 0002 ซึ่งจะได้หมายเลข

พัสดุของตู้เก็บเอกสารชนิด 5 ลิ้นชักเป็น 7110-002-0002